Paperittomaksi siirtyminen on tärkeä vaihe digitaalisessa transformaatiossa. Yritykset hyötyvät vähentämällä riippuvuutta paperista ja käyttämällä digitaalisia medioita tiedon jakamiseen, muistiinpanojen tekemiseen, laskujen luomiseen ja paljon muuta. Yksi keskeinen tekniikka, joka auttaa kaikkia asiakirjojen digitoinnissa, on OCR tai optinen merkintunnistus.
OCR-teknologia mahdollistaa sisällön muuntamisen kuvista tekstiksi, mikä helpottaa ja nopeuttaa digitointia. OCR:n ja tekoälyn yhdistelmä automatisoi nyt paperitonta työtä ja automatisoi digitalisointiprosessia.
Mikä on OCR-tekniikka ja miten se toimii?
Optinen merkintunnistus muuntaa tekstikuvan luettavaan ja muokattavaan tekstimuotoon. OCR-lukijalla voimme skannata asiakirjan, joka voi olla kuitti, lasku, raportti jne. kuvamuodossa. OCR-tekniikalla on rajoituksia, kuten se, että se ei voi muuntaa tekstiä muokattavaan muotoon. Kuvan sisältö muunnetaan pelkkiksi tekstiksi.
OCR-muunnosprosessi alkaa kuvan hankinnalla, jossa skanneri saa kuvan ja muuntaa sen binääritiedoksi. Skanneri luokittelee vaaleat alueet kuvan taustaksi ja tummat alueet tekstiksi.
Sen jälkeen se puhdistaa kuvan ja poistaa kaikki virheet lukemisen parantamiseksi. Käytetyt puhdistustekniikat sisältävät:
- Deskewing
- tahranpoisto
- Laatikoiden poisto
- Käsikirjoituksen tunnistus
Sitten toisella kahdesta sovellettavasta algoritmista Kuvion sovitus, ja Feature Matching, kuva saa toiseksi viimeisen muodon ja sisällön. Kuvioiden yhteensovittaminen sisältää jokaisen merkin (kutsutaan glyyfiksi) yhdistämisen myymälän kuvioihin kuvan luomiseksi uudelleen sen digitaalisessa versiossa.
OCR:n rooli asiakirjojen digitalisoinnissa
Uudet teknologiat ja järjestelmät ovat ilmaantuneet jatkuvasti, kun etenemme digitaalisessa transformaatiossa. Useita teknologioita tarvitaan siirtymään ajasta, jolloin kaikki painettiin paperille, aikakauteen, jolloin paperittomasta toiminnasta tulee normaalia.
OCR on yksi tekniikoista, jotka voivat poistaa ikävän manuaalisen tietojen syöttämisen ja digitoinnin. Tässä on miten OCR:t auttavat nopeuttaa asiakirjojen digitointiprosessia:
- Sisäänrakennettu oikeinkirjoituksen tarkistus merkitsee kaikki kuvan virheet ja epäilykset ennen sen muuntamista luettavaan muotoon. Eri ohjelmilla on erilaiset oikeinkirjoituksen tarkistusjärjestelmät ja tietokannat; valitse se, joka voi helpottaa nopeaa virheenkorjausta.
- Paperiasiakirjan skannaava OCR-ohjelma suorittaa kattavan analyysin.
- Se voi myös tarkistaa jokaisen lauseen oikeinkirjoituksen käyttämällä MS Wordin toimintoja. Se lisää samalla uusia ja monimutkaisia tieteellisiä termejä sanakirjaansa saadakseen lisää merkitystä.
Jatkossa OCR-ohjelmassa on sisäänrakennettu järjestelmä mediatietojen ja -tietojen optimoimiseksi. Se voi parantaa laatua optimoimalla median selkeyden ja näkyvyyden parantamiseksi.
Yleensä OCR-ohjelmassa mustavalkoviivakuvat ovat art-tilassa, ja ne tallennetaan GIF- ja PNG-muodossa. Mustavalkokuvat kuitenkin tallennetaan GIF- tai JPEG-muodossa ja värivalokuvat JPEG-muodossa. Yritysten on perustettava OCR-infrastruktuuri voidakseen hyödyntää tämän tekniikan etuja.
OCR:n edut asiakirjojen digitoinnissa
OCR-prosessin avulla yritykset voivat digitalisoida kaikki toimintoihinsa ja palveluihinsa liittyvät paperityöt. Digitalisoitujen asiakirjojen avulla yritykset voivat hyötyä paremmasta turvallisuudesta, saavutettavuudesta ja tarkkuudesta.
Säästää tilaa
1 Mt:n asemaan mahtuu 500 sivua tulostettua tekstiä. Jos yrityksillä on kasoja paperia, kuvittele, kuinka paljon tilaa he voivat säästää digitoimalla OCR:n avulla.
Korkeampi turvallisuus
Paperipohjaiset asiakirjat ovat kaikkien saatavilla, mutta digitoidut asiakirjat voidaan suojata salasanalla. Lisäksi voimme tarkistaa lokitiedostot tietääksemme, kuka on käyttänyt tiettyä asiakirjaa.
Helppokäyttöohjelmat
Digitalisoituja asiakirjoja voi käyttää kuka tahansa mistä päin maailmaa tahansa. Käyttöoikeudet omaavat voivat myös etsiä tarvittavia asiakirjoja, sillä digitoidut asiakirjat tallennetaan keskuspalvelimelle.
Kustannussäästöt
Fyysisten asiakirjojen säilyttämisen, käsittelyn ja säilyttämisen kustannukset ovat korkeammat kuin niiden digitoiminen. Asiakirjojen digitoidut versiot eivät haalistu eivätkä mätäne. Digitaaliset asiakirjat voidaan kuitenkin hakkeroida tai ne ovat alttiita kybervarkauksille, mutta sitä varten meillä on asianmukaisia turvatoimia.
OCR:n, Deep Learningin ja tekoälyn yhdistäminen asiakirjojen digitalisoinnissa
Syväoppimisjärjestelmiin integroituna tekstintunnistusprosessi saa lisää vauhtia. Syväoppimismekanismit voivat auttaa poimimaan kuvista strukturoitua ja jäsentämätöntä dataa tehokkaammin ja tarkemmin.
Lisäksi se voi automatisoida digitointiprosessin, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta, joka liittyy ihmisten digitoimiseen jokaista asiakirjaa. On olemassa koneoppimistyökaluja ja -palveluita, joiden avulla voimme automatisoida tekstin poiminta suurilla nopeuksilla ja useilla asetteluilla.
Näissä OCR-ohjelmissa on nyt kuvantunnistustyökaluja, jotka nopeuttavat kuvien tunnistamista ja merkitsemistä.
Kaikki tämä työ tehdään yhdellä ratkaisulla, joka on integroitu OCR-ratkaisuun tai sisäänrakennettuna ominaisuutena.
Yhteenveto
Optinen hahmon tunnistus (OCR) ottaa uusia harppauksia alalla, mikä helpottaa siirtymistä fyysisestä dokumentaatiosta digitaaliseen. Saatavilla on laaja valikoima työkaluja, joista voit valita ne, joissa on kaikki tarvitsemasi ominaisuudet ja toiminnot asiakirjojen helppoon digitointiin.
Kanssa Shaipin OCR, käytössä koneoppimispalveluilla, saat laadukasta tietoa älykkäistä työkaluista ja palveluista. Muunnamme tekstitiedot koneellisesti luettavaan muotoon ja poimimme kaiken tarvitsemasi tiedon sujuvaan digitaaliseen muunnosprosessiin.
